〒101-0047 東京都千代田区内神田1丁目18−11
東京ロイヤルプラザ 813 TEL:03-3233-0661
平成３１年３月２９日から、一部の電子定款について、オンライン申請を行う嘱託人が、公証役場に出向くことなく、テレビ電話を使用して、公証人と面談し、身分確認を受けることにより、その認証を受け、認証された定款データを自らのパソコンのオンライン申請システムで受け取ることが可能となりました。
ただし、①発起人等が、電子定款に電子署名をして、嘱託人として、自ら電子定款をオンライン申請する方法、②発起人等が委任状に電子署名をし、定款作成代理人(士業者)が、嘱託人として、この委任状と一緒に、自ら電子署名をした電子定款をオンライン申請をする方法のいずれかとされていました。
つまり、発起人等が電子証明書をもっていない場合、以前のように公証役場に出向く必要がありました。
令和２年５月１１日から、発起人等の紙の委任状等を事前に担当公証人に郵送する方法によっても、テレビ電話の利用が可能となり、テレビ電話により公証人の認証を受けることが従来より容易になりました。
つまり、発起人等が電子証明書をもっていない場合でも、テレビ電話により公証人の認証を受けることができるようになりました。
令和２年の制度改正がスタートしてからしばらく経ちますが、近隣の株式会社の設立しか受任しておらず、近隣の株式会社の設立の場合、公証役場に出向くことが多かったので、なかなか使用する機会がありませんでした。
少し前九州の株式会社の設立を受任したので、その体験を踏まえて手続きの流れについて書きたいと思います。
手続きの流れ
①定款作成後、事前にファックス、メール又は持参により、公証人の内容確認を受けます。
あわせて、実質的支配者となるべき者に関する申告をします。
公証人の内容確認後、電話等で連絡があります。
②テレビ電話の方式による認証のためを希望日を予約します。電話、メール又は予約フォームを利用いたします。
※私の案件では、予約フォームを使用して第三希望まで入力しました。
③公証人より、予約日時、テレビ電話のＵＲＬ、振込口座、手数料について連絡があります。
※手数料の振込確認ができないと認証を受けることができません。早めの振込をした
方がよろしいと思います。
④嘱託人は、予約当日までに、紙の委任状等を公証人に郵送の上、認証を受ける電子定款のオンライン申請をします。
※オンライン申請をしても公証人が確認できるまでにタイムラグがあります。できれば前日までにオンライン申請をした方がよろしいと思います。
⑤嘱託人が、予約した日時にパソコン又はスマートフォンより、公証人から送信されたＵＲＬをクリック又はタップすると、公証人とテレビ電話で通話することができます。
※1テレビ電話の際に、嘱託人の本人確認ができる写真付き公的機関発行の身分証明書を用意する必要があります。身分証明書は、ＷＥＢカメラで撮影されます。
※2テレビ電話の利用に不安がある場合、事前にテスト通話をすることも可能です。私の場合、スマートフォンに指定されたアプリケーションをダウンロードしてテレビ電話による認証を受けました。使ったことがないアプリケーションを利用するので、かなり不安でしたが、事前のテスト通話をしたため、安心して認証を受けることができました。
⑥テレビ電話ののち、認証手続きが行われます。同一の情報の提供の書面、申告受理及び認証証明書等は、郵送されます。ちなみに、送料は嘱託人が負担します。
近隣の株式会社の設立の場合と比べると、約１週間程度時間がかかる印象でした。
担当公証人の予約を取って、郵送で書類のやり取りをすることを考えるとやむを得ないと思います。
以前では、遠方の株式会社の設立案件において、近くの方に復代理等して公証役場に出向いて頂かなければなりませんでした。
そのことを考えると令和２年の制度改正は大変ありがたいです。